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Histoire d'une réussite : Une entreprise de haute technologie spécialisée dans le traitement par lots fait le point sur son succès grâce au logiciel MRP

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Après avoir essayé un certain nombre de solutions, le fabricant de parfums microencapsulés MicroCapture a trouvé en MRPeasy le compagnon logiciel idéal. "Nous avons réussi à mettre en place des nomenclatures et des produits en une semaine", explique Kate Taylor, responsable de l'assistance à la clientèle.

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L'expertise de la microencapsulation depuis 1992

MicroCapture est un leader du marché des applications de microencapsulation biodégradable, avec plus de 75 ans d'expérience combinée, une équipe de R&D dédiée et un laboratoire interne pour le développement et l'essai des produits. Ayant récemment fêté ses 31 ans d'existence, cette société basée au Royaume-Uni emploie 9 ETP et affiche un chiffre d'affaires annuel avoisinant le million de livres sterling.

La microencapsulation est un processus dans lequel des particules d'un produit chimique actif - un parfum, un antiallergène, une vitamine, etc. - sont encapsulées dans des capsules extrêmement petites qui sont ensuite appliquées sur des produits, les enrichissant de diverses qualités. MicroCapture travaille avec de nombreux parfums et substances provenant de ses clients, mais dispose également d'une grande variété de parfums maison et d'un produit de sa propre marque pour soulager le rhume des foins, appelé Breezed.

MicroCapture se distingue par une approche personnelle du développement de produits et de l'innovation avec ses clients. En outre, alors que de nombreux processus de microencapsulation standard utilisent des microplastiques et des composés potentiellement toxiques tels que le formaldéhyde, MicroCapture se distingue par une gamme de produits entièrement axée sur la durabilité, la sécurité et le respect de l'environnement. Toutes les formulations de l'entreprise sont 100 % biodégradables, sans danger pour la peau et certifiées conformes aux normes de l'IFRA.

Une histoire variée avec les systèmes de gestion de la production

Tout au long de son existence, MicroCapture a essayé de nombreuses approches différentes pour gérer ses opérations de fabrication. Après avoir abandonné un système initial basé sur le papier, l'entreprise est passée à Excel et a mis en place une plateforme de comptabilité en parallèle. Cet arrangement a fonctionné raisonnablement bien pendant un certain nombre d'années avant que la complexité croissante du processus de fabrication ne le pousse finalement à ses limites. L'augmentation du nombre de clients internationaux a entraîné des défis supplémentaires en matière de mise en page et de documents douaniers, qui se sont avérés extrêmement difficiles à gérer à l'aide de feuilles de calcul.

Dans l'espoir d'atténuer ce problème et le surcroît de travail lié à la duplication des données entre les systèmes de gestion de la production et de comptabilité, MicroCapture a remplacé Excel par la suite de fabrication intégrée au logiciel de comptabilité. Cette configuration a également été utilisée pendant quelques années, mais s'est finalement révélée inadéquate. Kate Taylor, CS Executive de MicroCapture, commente : "Bien que la solution de fabrication ait fonctionné correctement, elle s'est avérée inadéquate : "Bien que la solution de fabrication ait bien fonctionné, elle ne communiquait pas bien avec le progiciel de comptabilité et était très compliquée pour ce dont nous avions besoin. D'un autre côté, elle ne faisait pas certaines choses dont nous avions besoin" La recherche d'une meilleure solution s'est donc poursuivie.

L'ERP de fabrication orienté PME s'est avéré être le bon choix

Les systèmes ERP de fabrication conçus spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises ont beaucoup évolué ces dernières années. Après avoir adopté Xero comme nouvelle plateforme comptable, MicroCapture s'est mise à la recherche d'une nouvelle solution logicielle orientée PME pour gérer la production et la gestion des stocks de l'entreprise. L'équipe a examiné trois plateformes différentes et a décidé de tester l'une d'entre elles.

Après 6 mois de tentatives pour tout faire fonctionner, la nouvelle solution s'est avérée incapable de satisfaire le cas d'utilisation spécifique de MicroCapture. "Nous devions encore saisir certaines données dans Xero, puis dans le nouveau système. Nous trouvions également que la configuration des nomenclatures était trop compliquée et nous voulions faire du codage par lots, ce qui, à l'époque, était encore en cours de développement dans ce logiciel particulier", ajoute Kate. C'est alors que MicroCapture a découvert MRPeasy et a décidé de le tester pendant 6 mois pour voir s'il pouvait mieux convenir. Plus de deux ans plus tard, MRPeasy a prouvé qu'il répondait presque parfaitement aux besoins de MicroCapture.

Opérationnel en une semaine

Outre une intégration transparente avec Xero, MicroCapture avait un certain nombre d'exigences clés pour le système de fabrication que MRPeasy s'est avéré capable de satisfaire. L'une d'entre elles était la possibilité d'assigner des groupes d'utilisateurs et des rôles aux équipes de production, d'exploitation et de comptabilité de MicroCapture. Une autre fonctionnalité clé que l'équipe recherchait et que MRPeasy a permis de mettre en place était une capacité de planification de la production capable d'ordonnancer les commandes à l'avance et de relier facilement les bons de commande (PO) aux ordres de fabrication (MO). Enfin, les fonctionnalités de suivi des lots et d'inspection de la qualité de MRPeasy ont également changé la donne, s'adaptant presque parfaitement au flux de travail du contrôle qualité de l'entreprise.

Alors que les équipes de fabrication et d'exploitation de MicroCapture avaient eu du mal à se familiariser avec les solutions précédentes, MRPeasy a été très bien accepté, et la mise en œuvre initiale s'est avérée facile et rapide. Kate Taylor commente : "J'ai mis en place les nomenclatures et les produits en une semaine environ, puis j'ai passé une journée avec chaque service pour les former à l'utilisation de MRPeasy À ceux qui souhaitent mettre en œuvre MRPeasy, Kate recommande de ne pas se lancer tout de suite : "Il faut d'abord mettre en place les nomenclatures et les plans de production, puis les postes de travail et les fonctions de production. Je suggère également d'effectuer quelques commandes tests dans le système"

Un écosystème de fabrication unifié

En plus de répondre à leurs besoins, MRPeasy a grandement contribué à rationaliser les flux de travail, à améliorer l'efficacité globale et à permettre à MicroCapture de configurer ses postes de travail de manière intuitive pour gérer des traitements par lots très complexes. "La fonctionnalité de planification et d'ordonnancement de la production est beaucoup plus facile et efficace que l'utilisation de feuilles de calcul ou de tableaux blancs. Avec MRPeasy, nous avons constaté une réduction globale des déchets d'environ 3 %", ajoute Kate.

L'équipe de MicroCapture apprécie également beaucoup la fonction de notes qu'elle utilise pour communiquer entre les services et partager des informations importantes sur les commandes. "Elle nous convient parfaitement de la manière dont nous l'utilisons", déclare Kate, qui ne tarit pas d'éloges sur l'équipe d'assistance technique du logiciel : "L'équipe d'assistance de MRPeasy est vraiment, vraiment bonne ! Ils vous répondent parfois dans l'heure, parfois dans la nuit, mais il y a toujours une réponse qui vous attend dans la matinée !

La gestion et la planification de la production se déroulant plus facilement que jamais grâce à MRPeasy, MicroCapture peut se concentrer sur l'amélioration de son taux de satisfaction de la clientèle, déjà élevé, et sur la recherche et le développement.