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Traçabilité et rappel : Comment éviter le risque de non-conformité à la LGFSPN

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La nécessité de se conformer aux nouvelles exigences de traçabilité et de rappel de la LGFS incite les transformateurs d'aliments et de boissons à évaluer leurs procédés et leur technologie

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Traditionnellement, les procédures de traçabilité sont lourdes lorsque le temps presse. La FDA a l'intention de changer cela. Si vos dossiers actuels de traçabilité et de rappel sont conservés dans des dossiers papier et/ou des systèmes non reliés, vous acceptez le risque de non-conformité. La reconstitution de données fragmentées pour fournir un historique de traçabilité dans une situation de rappel prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs. Les nouvelles exigences de la LGFSPN exigent des changements et habilitent la FDA à appliquer des rappels obligatoires lorsque les exigences de traçabilité ne peuvent être démontrées.

Aujourd'hui, les systèmes ERP spécialement conçus pour l'industrie alimentaire et des boissons améliorent considérablement la facilité, la rapidité et la précision de la traçabilité, vous aidant à réagir rapidement et à minimiser les risques en cas de rappel. En plus de répondre aux exigences réglementaires et aux normes des clients pour les rappels simulés, les technologies spécifiques aux aliments et aux boissons peuvent offrir des avantages en matière de prévention et d'efficacité que les ERP généraux ne le font pas.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE TRAÇABILITÉ ET DE RAPPEL

Mais d'abord, de quelles capacités avez-vous besoin ? La réglementation de la LGFSPN exige que les transformateurs d'aliments soient en mesure de retracer un produit d'un pas en arrière jusqu'aux fournisseurs et d'un pas en avant jusqu'aux clients dans un " délai raisonnable "

En commençant à n'importe quel point de la chaîne d'approvisionnement, vous devez être en mesure d'aller rapidement en arrière ou en avant pour retracer la source de la contamination et contenir un rappel. La FDA a été intentionnellement vague au sujet de l'exigence d'un " délai raisonnable ", mais il est entendu que cela dépendra de la gravité des circonstances. De nombreux experts de l'industrie interprètent cela comme signifiant de deux à quatre heures pour les scénarios les plus courants. Toutefois, dans les cas où un consommateur est tombé gravement malade ou est même décédé, un délai raisonnable pourrait être de quelques minutes seulement. Le risque et les complications de ne pas contenir une flambée sont graves. Examinons quelques scénarios courants et les capacités dont vous auriez besoin.

Scénario : Alerte de contamination de produit

Un client vient de vous informer d'un foyer lié à l'un de vos produits et vous fournit le numéro de facture. Que devez-vous faire pour vous conformer aux nouvelles règles de la LGFS ?

Vous devez très rapidement identifier quel lot de produit vous avez vendu à ce client et quels autres clients ont reçu le même produit ou lot de produit. Vous devez savoir quels ingrédients ont été utilisés, d'où proviennent ces ingrédients, quels tests de qualité ont été effectués et les résultats des tests.

À partir de là, vous devez rapidement déterminer chaque produit fabriqué avec les ingrédients, chaque client qui a reçu des produits potentiellement contaminés et l'emplacement de tout inventaire restant.

Si vous avez reçu 100 livres d'un ingrédient qui doit être rappelé, vous devez être en mesure de déclarer les 100 livres dans un délai raisonnable. De plus, vous devez aviser le fournisseur de l'ingrédient.

Si vos documents sont répartis dans plusieurs systèmes et classeurs, ce processus peut devenir extrêmement complexe et prendre beaucoup de temps. Les répercussions financières et les risques pour la sécurité associés à tout retard sont importants. Lorsqu'un rappel est nécessaire, le fait d'isoler rapidement le problème peut aider à accélérer la communication et à contenir le rappel, ce qui présente des avantages évidents pour la sécurité des consommateurs et les entreprises.

Scénario : "Typhoïde Marie"

Dans un autre exemple, un opérateur atteint d'une maladie contagieuse travaillait sur votre ligne d'emballage. Deux jours plus tard, vous êtes informé de cette exposition et vous devez rappeler les produits concernés. Seriez-vous en mesure d'identifier rapidement tous les produits avec lesquels cette personne a été en contact ? Pouvez-vous le faire dans un délai raisonnable ? Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être rappeler tous les produits emballés pendant une certaine période.

Dans ce cas, vous avez besoin d'un système de traçabilité rapide des processus et du personnel, vous permettant de limiter votre rappel aux seuls produits d'une ligne au lieu d'avoir à rappeler tous les produits sur une certaine période.

Cela peut sembler simple, mais à moins d'avoir rapidement accès à toutes les données nécessaires pour évaluer la situation, c'est très difficile et prend beaucoup de temps.

Malheureusement, la plupart des systèmes sont défaillants. Toutes les options ERP n'ont pas la capacité de suivre l'inventaire par lot. Tous les systèmes ERP n'ont pas la capacité de connecter et de cartographier le parcours complet d'un ingrédient tout au long du processus. Encore moins de systèmes ERP peuvent assurer la traçabilité jusqu'au niveau du personnel et des processus spécifiques. Qu'est-ce que ça peut te faire ?

LES RISQUES QUE VOUS POUVEZ RÉDUIRE

La traçabilité et le confinement des rappels constituent votre police d'assurance contre plusieurs risques importants associés aux maladies d'origine alimentaire.

Réglementation - Par le passé, les rappels étaient des décisions volontaires prises par le transformateur d'aliments. Maintenant que la traçabilité et le confinement des rappels sont requis, la FDA peut exiger un rappel de tous les produits du marché et des consommateurs si la traçabilité ne peut être démontrée.

Stratégique - Les grands détaillants ont besoin d'une démonstration de rappel simulé dans le cadre du processus de qualification des fournisseurs. Les transformateurs d'aliments qui veulent prendre de l'expansion en vendant leurs produits à de grands détaillants doivent avoir cette capacité.

Financier - Les risques financiers des rappels sont bien documentés. Les coûts d'un rappel massif et les conséquences peuvent détruire une entreprise. La traçabilité peut réduire la portée du rappel et donc limiter le risque financier. De plus, la capacité d'effectuer des rappels simulés efficaces et en temps opportun permet d'économiser de l'argent au départ et peut limiter les dommages-intérêts dans le cas d'un rappel réel.

Réputation - Lorsque votre entreprise est exposée à un rappel, la réputation de votre marque est en jeu. Une mauvaise réponse peut détruire votre entreprise au-delà de l'impact financier. Nous voulons tous être de bons citoyens corporatifs, mais lorsque les circonstances qui mènent à un rappel sont hors de notre contrôle, nous pouvons à tout le moins prouver notre investissement dans la préparation et agir rapidement pour limiter l'exposition du consommateur.

En plus d'exiger la traçabilité et le confinement des rappels, la LGFSPN donne un sentiment d'urgence en exigeant que le délai soit raisonnable. Ce délai ajoute un nouveau défi qui désuète instantanément les processus de tenue de dossiers sur papier que certains transformateurs de produits alimentaires utilisent encore et qui désuète même certains systèmes non reliés qui fournissent des données fragmentées. Maintenant, il est essentiel que tous les transformateurs d'aliments se conforment à la loi dans les plus brefs délais.

LIMITATIONS DES ERP GÉNÉRAUX

Les systèmes ERP généraux (c.-à-d. non spécifiques à l'industrie alimentaire) vous permettent de suivre les transactions. Par exemple, ils peuvent vous dire quels ingrédients sont achetés auprès de quels fournisseurs, les dates de livraison, quels produits ont été vendus à quels clients et les lieux de livraison.

Toutefois, ces systèmes ne répondent pas aux exigences en matière de traçabilité de plusieurs façons essentielles :

Incapacité de retracer l'inventaire par lot

Incapacité de relier les processus des fournisseurs de matières premières aux clients

Absence d'obligation de rendre compte complète pour une matière première

Généralement, les systèmes ERP généraux sont conçus pour les industries qui n'ont pas besoin des capacités de traçabilité rigoureuses exigées par les fabricants d'aliments et de boissons. Par conséquent, ils ne contiennent pas le pas en avant vers l'expédition du client et le pas en arrière vers la réception du fournisseur. Ils ne relient pas non plus les données, ce qui vous oblige à rassembler manuellement les données dans une situation de crise lorsque le temps presse. Pour qu'un robot de cuisine puisse obtenir l'historique complet lorsqu'il utilise un système ERP général, il doit avoir accès à l'information dans différents systèmes, puis reconstituer les données, ce qui est un exercice difficile, long et sujet aux erreurs.

Le coût est une autre limitation des systèmes ERP généraux. Si vous achetez un système ERP général et que vous devez ensuite le personnaliser ou assembler plusieurs systèmes, l'investissement initial et les coûts de mise en œuvre et d'intégration de solutions multiples peuvent être plus élevés que ceux d'un système entièrement intégré qui comporte des sous-produits supplémentaires de prévention et d'efficacité. Les coûts peuvent encore augmenter chaque fois que vous voulez mettre à niveau votre système ou toute partie de celui-ci.

LA SOLUTION RECOMMANDÉE : L'INDUSTRIE ALIMENTAIRE ERP

Votre choix de système ERP aura le plus grand impact sur la facilité et la rapidité de la traçabilité et sur votre capacité à contenir un rappel. Les systèmes ERP conçus pour l'industrie alimentaire et des boissons ont généralement plus de fonctionnalités de traçabilité qu'un ERP général. Pourtant, même parmi les ERP spécialement conçus à cet effet, tous ne sont pas créés égaux. Au fur et à mesure que vous évaluez les différents systèmes ERP, quels sont les besoins dont vous avez besoin ?

Toutes les données dont vous avez besoin pour la traçabilité doivent être intégrées dans un seul système pour faciliter et accélérer la réponse. La traçabilité doit être intégrée dans toutes les transactions. Cela permet une traçabilité bidirectionnelle complète tout au long de la chaîne d'approvisionnement, depuis les reçus des fournisseurs jusqu'aux expéditions des clients. Les données de chaque étape du parcours du produit doivent être accessibles à partir de n'importe quel point de départ de la chaîne d'approvisionnement, et vous devriez être en mesure d'avancer ou de reculer pour répondre aux exigences de rappel en quelques minutes seulement. La traçabilité doit être conçue autour de chaque élément de données que vous saisissez - elle ne doit pas nécessiter de travail ou de systèmes supplémentaires.

Les systèmes ERP spécifiques aux aliments et aux boissons doivent non seulement tracer les ingrédients et les produits finis, mais aussi les processus et le personnel - des capacités qui sont uniques et précieuses. Par exemple, si vous découvrez que l'assainissement n'a pas été effectué comme prévu sur un équipement, vous devez être en mesure d'identifier les produits fabriqués sur cet équipement. Bien qu'il devrait y avoir des contrôles en place pour vous alerter si l'assainissement n'a pas été fait, si une alerte a été ignorée, le système ERP devrait montrer que la racine potentielle du problème est l'assainissement. La capacité du personnel de retracer les employés est précieuse lorsqu'un employé contagieux est identifié, comme nous l'avons mentionné ci-dessus.

En plus de répondre aux exigences en matière de traçabilité et de rappel, les PRE spécifiques aux aliments devraient répondre aux besoins de prévention uniques de l'industrie des aliments et des boissons. Des contrôles de qualité intégrés devraient inclure

pour permettre la réception d'expéditions provenant uniquement de fournisseurs qualifiés,

l'envoi d'alertes lorsqu'un fournisseur doit être recertifié,

l'enregistrement des résultats des tests de contrôle de la qualité sur les reçus entrants,

vous avertissant des exceptions et des résultats hors tolérance,

le maintien des exigences en matière d'entreposage

le contrôle de la durée de conservation et de la péremption.

Les ERP spécifiques à l'alimentation augmentent généralement l'efficacité globale de votre entreprise. Les utilisateurs constatent souvent une réduction du coût des produits, une amélioration du service à la clientèle et une augmentation des revenus. De plus, l'accès à l'information fournie par un système ERP spécifique à l'alimentation est très apprécié et permet de prendre de meilleures décisions dans l'ensemble d'une entreprise alimentaire ou de boissons.

AMÉLIORER L'EXACTITUDE DES DONNÉES

Quel que soit le système ERP que vous choisissez, la qualité d'un système dépend des données que vous y insérez. Les meilleures pratiques sont nécessaires pour réduire les erreurs et accroître l'efficacité de la saisie des données.

Éviter les erreurs de traduction

L'erreur de traduction est une source courante d'erreur de données dans l'industrie des aliments et des boissons. Cela se produit lorsqu'un opérateur écrit les numéros de lot sur un journal papier et qu'une deuxième personne entre les numéros de lot dans le système. Lorsque l'écriture est illisible, les données peuvent être mal lues et entrées de façon inexacte. Pour éviter les erreurs de traduction, la meilleure pratique consiste pour l'opérateur qui gère le lot à entrer le numéro de lot dans le système.

Automatiser la collecte de données

Les outils de numérisation, tels que les lecteurs de codes à barres et les systèmes de vision, sont plus efficaces pour capturer les données de lot et d'utilisation. Non seulement ils augmentent la productivité, mais ils sont plus précis parce qu'ils éliminent les erreurs de transposition et de saisie.

La meilleure pratique consiste à utiliser des outils de numérisation tout au long de la chaîne d'approvisionnement, depuis la réception du fournisseur jusqu'à tous les processus, extrants et expéditions.

Un système ERP spécifique aux aliments et boissons compatible avec les codes à barres standard GS1 offre un avantage supplémentaire en termes de productivité, car il élimine la nécessité de recréer des étiquettes de lot pour les envois entrants des fournisseurs.

CONCLUSION

Imaginez-vous dans une situation de rappel aujourd'hui. Le temps presse et les enjeux sont importants. Faites-vous confiance à vos systèmes et à vos données ? Pouvez-vous rapidement contenir le rappel ? Un système ERP spécialement conçu pour les aliments et les boissons est la solution la plus efficace. Il n'y a pas de systèmes tiers ou de systèmes multiples auxquels accéder. Il n'y a pas de puzzle à résoudre. En quelques minutes, vous obtiendrez les réponses vitales dont vous avez besoin pour contenir l'ampleur d'un rappel et limiter les risques pour la sécurité des consommateurs ainsi que les dommages financiers et de réputation. La clé est d'agir rapidement.

Un système ERP conçu spécialement pour les transformateurs d'aliments et de boissons offre des avantages supplémentaires en dehors de la traçabilité et du rappel sous forme de contrôles préventifs et d'efficacité de traitement. Votre décision de vous conformer aux exigences en matière de traçabilité et de rappel vous aide également à prévenir les rappels et à gérer votre entreprise plus efficacement chaque jour. Bref, la conformité devient un avantage pour votre entreprise.